§1. Het bestuur stelt samen met de vertegenwoordigers van de studenten en het personeel een gedragscode op over grensoverschrijdend gedrag. De voormelde gedragscode wordt opgenomen in het arbeidsreglement en in het onderwijs- en examenreglement van de instelling.
Het bestuur werkt samen met de vertegenwoordigers van de studenten en van het personeel een procedure uit voor de meldingen door studenten en door personeel over grensoverschrijdend gedrag en de opvolging ervan binnen de instelling, met inbegrip van de te respecteren termijnen. De procedure voor de meldingen door personeel wordt conform de wet van 4 augustus 1996 opgemaakt..
Studenten die een melding doen, kunnen desgewenst gebruikmaken van de mogelijkheid om hun examen te laten bijwonen door een waarnemer als vermeld in artikel II.222, 3°.
4
§2. Het bestuur richt binnen de instelling minstens één intern meldpunt voor meldingen van grensoverschrijdend gedrag door studenten of personeelsleden op. Dit meldpunt bestaat uit de vertrouwenspersoon voor studenten en de vertrouwenspersoon voor personeel. Het bestuur garandeert de onafhankelijke en toegankelijke werking van het interne meldpunt of de interne meldpunten voor meldingen van grensoverschrijdend gedrag.
§3. Het bestuur zorgt ervoor dat er per instelling een centraal register bijgehouden wordt waarin alle meldingen van grensoverschrijdend gedrag bij de vertrouwenspersoon voor studenten en de vertrouwenspersoon personeel worden geregistreerd. De hogeronderwijsinstelling treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die worden opgenomen in het centrale register. Het doel van het centrale register is om alle meldingen die binnen de instelling worden gedaan, te verzamelen op één digitale plek. Het centrale register stelt de instelling in staat om een beter overzicht te krijgen over meldingen met gemeenschappelijke kenmerken, om die meldingen beter en accurater op te volgen en om ten aanzien van de betrokken personen sneller en beter gepaste maatregelen uit te werken en te implementeren. Daarnaast stelt het centrale register de instellingen in staat om kwaliteitscontrole en opvolging te organiseren rond wat er met de meldingen gebeurt.
In het centrale register worden met inachtneming van de wetgeving op de bescherming van de persoonsgegevens en met het oog op het bereiken van het doel, vermeld in het eerste lid, volgende gegevens opgenomen per registratie:
7
1° de identificatiegegevens van de melder: naam en voornaam;
8
2° de identificatiegegevens van iedere persoon die volgens de melder direct of indirect betrokken is bij het grensoverschrijdend gedrag, in welke hoedanigheid dan ook: naam, voornaam, functie en hoedanigheid;
3° een beschrijving van de verklaring van de melder inzake grensoverschrijdend gedrag: de aard van het grensoverschrijdend gedrag, tijdstip van het grensoverschrijdend gedrag, een feitelijke weergave van het grensoverschrijdend gedrag;
10
4° de acties, vermeld in artikel II.355/4, §2, die zijn ondernomen.
11
Het gaat om meldingen over grensoverschrijdend gedrag tussen studenten, verbonden aan de instelling, onderling binnen de onderwijscontext en tussen studenten en personeel, verbonden aan de instelling binnen de onderwijscontext of buiten de onderwijscontext indien er een hiërarchische relatie bestaat tussen de student en het personeelslid.
12
Alleen de preventieadviseur psychosociale aspecten, de vertrouwenspersoon personeel en de vertrouwenspersoon voor studenten hebben toegang tot het centrale register. De vertrouwenspersoon personeel en de vertrouwenspersoon voor studenten registreren meldingen over grensoverschrijdend gedrag in het centrale register.
Indien een melder wenst dat de naam van de melder niet in het register wordt opgenomen, dan zorgt de vertrouwenspersoon waar mogelijk voor een geanonimiseerde registratie. De vertrouwenspersoon informeert de melder dat dit gevolgen heeft voor de opvolging van het dossier.
14
De instelling bewaart de verklaringen inzake de feiten die in het register zijn opgenomen gedurende vijf jaar indien de betrokkenen allemaal studenten zijn, tien jaar indien een personeelslid betrokken partij is, dertig jaar indien de melding om strafbare feiten gaat, dit steeds te rekenen vanaf de dag dat het personeelslid of de student deze verklaringen heeft laten optekenen. Indien er een nieuwe melding wordt gedaan omtrent een betrokken partij die eerder in het register werd vermeld, dan wordt de bewaartermijn van de oorspronkelijke verklaring in overeenstemming gebracht met de nieuwe bewaartermijn.