Artikel III.89/1

§1. Dit artikel is van toepassing op de volgende instanties:

1. 1°de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, §1, 1° tot en met 4°;
2. 2°de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering.

§2. De door de Vlaamse Regering aan te wijzen entiteit, bevoegd voor het facilitair management en documentbeheer, hierna de entiteit te noemen, kan op verzoek van een instantie als vermeld in paragraaf 1 instaan voorde ontvangst, de scanning en, in voorkomend geval, de vervanging van de volgende bestuursdocumenten door elektronische kopieën, met toepassing van artikel II.25 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018:

1. 1°de bestuursdocumenten die de instantie in kwestie via analoge weg ontvangt;
2. 2°de bestuursdocumenten die de instantie in kwestie beheert overeenkomstig

onderafdeling 2.

De entiteit kan op verzoek van een instantie als vermeld in paragraaf 1 instaan voor het ontvangen, het openen en doorsturen van elektronische berichten die geadresseerd zijn aan bepaalde elektronische adressen van de instantie in kwestie.

Bij de uitvoering van de opdrachten, vermeld in het eerste en tweede lid, is de entiteit gemachtigd om:

1. 1°de berichten die geadresseerd zijn aan een andere instantie of aan een personeelslid van die instantie, te ontvangen en in voorkomend geval af te tekenen in naam van de geadresseerde;
2. 1°/1de berichten die geadresseerd zijn aan een andere instantie of aan een personeelslid van die instantie, te openen;
3. 2°met toepassing van de regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens bestuursdocumenten die persoonsgegevens bevatten, te verwerken.

De personeelsleden van de entiteit zijn bij de uitvoering van de opdrachten, vermeld in het eerste en tweede lid, gebonden aan een geheimhoudingsverplichting.

De entiteit treedt voor de opdrachten, vermeld in het eerste, tweede en derde lid, op als verwerker als vermeld in artikel 4, 8), van de algemene verordening gegevensbescherming ten behoeve van de instanties.

De Vlaamse Regering kan de instanties, vermeld in paragraaf 1, verplichten om gebruik te maken van de dienstverlening van de entiteit.