Artikel III.87

§ 1. Voor elke categorie van bestuursdocumenten en voor de persoonsgegevens die erin zijn opgenomen, worden selectieregels opgesteld die minstens de vol- gende elementen bevatten:

1. 1°een betekenisvolle naam en omschrijving die duidelijk aangeeft binnen welke specifieke context de bestuursdocumenten gecreëerd of ontvangen zijn;
2. 2°het administratieve of juridische nut, verduidelijkt door een exacte bewaartermijn met bijbehorende motivering, met behoud van de toepassing van paragraaf 1/1 en 2;
3. 3°de aanduiding dat verdere bewaring na afloop van de bewaartermijn, vermeld in punt 2°, al dan niet nodig is voor het algemeen belang, voor wetenschappelijk of historisch onderzoek, of voor statistische doeleinden, met een verduidelijking en een bijbehorende motivering van de definitieve bestemming, die een vernietiging of een permanente bewaring inhoudt. Als bestuursdocumenten die persoonsgegevens bevatten, permanent worden bewaard, is artikel 89 van de algemene verordening gegevensbescherming van toepassing.

De selectiecommissie, vermeld in artikel III.88, § 1, kan beslissen dat de selectieregels meer gegevens moeten bevatten.

De selectiecommissie, vermeld in artikel III.88, §1, houdt bij de beoordeling van de selectieregels rekening met de volgende criteria:

1. 1°de toepasselijke regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder:
2. a)het doel van de verwerking van de persoonsgegevens;
3. b)de mate waarin een bewaartermijn van gegevens bij of krachtens een wet of decreet is bepaald, of de mate waarin er een voldoende substantieel verband bestaat met wettelijke, decretale of reglementaire termijnen;
4. c)de bewaartermijn gedurende welke bij gebrek aan een bewaartermijn als vermeld in punt b) de bewaring noodzakelijk is in functie van het doel van de verwerking;
5. d)de mate waarin kan worden voorzien in maatregelen die de identificatie van de betrokkene belemmeren;
6. 2°de onderlinge consistentie tussen de selectieregels;
7. 3°de motiveringen die de bewaartermijnen en de bestemmingen toelichten.

§1/1. Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten:

1. 1°bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat er gevolg gegeven is aan het bericht;
2. 2°de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger als vermeld in artikel 4/1, §1, tweede lid, 7°, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van de hoedanigheid van vertegenwoordiger van de vereniging, hetzij op zijn verzoek, hetzij in geval van overlijden, hetzij in geval van wijziging door een gegevensinitiator als vermeld in artikel 4/2, §2, van het voormelde decreet;
3. 3°de opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger als vermeld in artikel 6 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van de contactgegevens, hetzij op verzoek van de burger, hetzij in geval van zijn overlijden.

Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten:

1. 1°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het behandelen van een klacht. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de klacht is afgehandeld;
2. 2°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat een beslissing over de aanvraag is genomen;
3. 3°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een melding of een voorstel als vermeld in artikel II.88. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de melding of het voorstel is afgehandeld.

Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoons- gegevens bevatten:

1. 1°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het innen van belastingen of retributies. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de belasting of retributie is geïnd;
2. 2°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de subsidie is afgehandeld of geweigerd;
3. 3°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergunning afloopt of is geweigerd;
4. 4°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een erkenning, in welke vorm ook. De termijn begint te lopen op het ogenblik dat die erkenning afloopt of is geweigerd;
5. 5°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het attest afloopt of is geweigerd;
6. 6°de opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers, vermeld in artikel 5 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van het rekeningnummer, hetzij op verzoek van de rekeninghouder, hetzij in geval van zijn overlijden.

Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten:

1. 1°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergunning die impact heeft op een zakelijk recht. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergunning afloopt of is geweigerd;
2. 2°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de beslissing over de strafvordering of de sanctie is genomen;
3. 3°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op de handhaving van regelgeving. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het dossier is afgerond;
4. 4°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de belasting of retributie is geïnd;
5. 5°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een attest dat impact heeft op een zakelijk recht. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het attest afloopt of is geweigerd;
6. 6°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op de verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het onroerend goed is verworven;
7. 7°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid, vermeld in artikel 5, §1, I en II, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van het beleid inzake onthaal en integratie van inwijkelingen. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de tegemoetkoming is afgehandeld of geweigerd;
8. 8°de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed. De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergoeding is betaald of de aanvraag is geweigerd.

Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten:

1. 1°personeelsdossiers en afgeleide documenten die er betrekking op hebben;
2. 2°medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen;
3. 3°de erkende kwalificaties, vermeld in artikel 19 van het decreet van 30 april

2009 betreffende de kwalificatiestructuur, en de erkende of gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen, vermeld in artikel 20 van het voor- melde decreet.

Als een rechtsmiddel wordt ingesteld tegen een beslissing over de bestuursdocumenten, vermeld in het eerste tot en met het vijfde lid, worden de lopende bewaartermijnen geschorst tot er een definitieve, in kracht van gewijsde gegane en uitvoerbare beslissing over het rechtsmiddel is genomen.

§ 2. Voor andere categorieën van bestuursdocumenten die persoonsgegevens bevatten dan de bestuursdocumenten, vermeld in paragraaf 1/1, kan de Vlaamse Regering op voorstel van de selectiecommissies, vermeld in artikel III.88, §1, de maximale bewaartermijnen bepalen, rekening houdend met de specifieke context en met toepassing van de criteria, vermeld in paragraaf 1, derde lid.

§ 3. De bekendgemaakte selectieregels zijn geldig voor de duur van ten hoogste vijf jaar of tot op het moment dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuursdocumenten overgedragen wordt conform artikel III.83.

§ 4. De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast voor de opmaak, de goedkeuring en de onderlinge consistentie van de selectieregels.

§5. De bewaartermijnen van bestuursdocumenten die persoonsgegevens bevatten, worden opgenomen in de informatie die aan de betrokkenen wordt verstrekt conform artikel 13 en 14 van de algemene verordening gegevensbescherming.