Artikel 7

§ 1. Iedere initiatiefnemer:

1. 1°maakt bij aanvraag van een voorafgaande vergunning of, indien geen voorafgaande vergunning moet worden aangevraagd, bij de aanvraag van een eerste erkenning voor de woonzorgvoorziening of vereniging, een administratief basisdossier over;
2. 2°legt bij de aanvraag van een erkenning die de eerste keer wordt ingediend een financieel plan voor over minstens drie jaar;
3. 3°houdt een boekhouding en maakt een jaarrekening op conform de toepasbare wettelijke bepalingen. De Vlaamse Regering kan het houden van een boekhouding en opmaken van een jaarrekening conform het Wetboek van Economisch Recht of de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen opleggen aan woonzorgvoorzieningen of verenigingen die daartoe niet verplicht zijn. De Vlaamse Regering kan bijkomende specifieke rapporteringsverplichtingen opleggen;
4. 4°meldt belangrijke strategische beslissingen die een impact hebben op de structuur, de werking en het bestuur van de initiatiefnemer, de woonzorgvoorziening of vereniging.

Daarbij wordt uitgelegd op welke wijze erover gewaakt is dat de continuïteit van de zorg en ondersteuning verzekerd is. De Vlaamse Regering kan de procedure voor die aanmelding bepalen. Onder strategische beslissingen wordt limitatief verstaan:

1. a)beslissingen om kapitaal vertegenwoordigende effecten te verwerven van een andere onderneming, voor een bedrag van minstens 5% van het eigen vermogen van de initiatiefnemer;
2. b)fusies van woonzorgvoorzieningen, verenigingen of initiatiefnemers evenals splitsingen en gelijkgestelde verrichtingen;
3. c)overdrachten van algemeenheid of bedrijfstak;
4. d)de overdracht van of het vestigen van zakelijke rechten op de gebouwen waarin de woonzorgvoorziening of vereniging is gevestigd;
5. e)een verandering van een meerderheid van de stemrechten in de algemene vergadering en het bestuursorgaan van de woonzorgvoorziening en vereniging;
6. f)de wisseling van de persoon die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van een woonzorgvoorziening of vereniging;
7. 5°stelt een code voor goed bestuur op, keurt die goed en leeft die na;
8. 6°leeft bestaande verplichtingen en regelgeving na.

In afwijking van het eerste lid, 1°, wordt het administratieve basisdossier op zijn vroegst bezorgd tegen een datum die de Vlaamse Regering bepaalt. De Vlaamse Regering kan per soort van woonzorgvoorziening en voor de verenigingen een aparte datum bepalen.

Het administratief basisdossier, vermeld in het eerste lid, 1°, bevat volgende elementen:

1. 1°de voorgenomen activiteiten;
2. 2°de organisatiestructuur;
3. 3°de feitelijke leiding;
4. 4°de verwantschappen en nauwe banden met andere personen;
5. 5°een code voor goed bestuur voor de initiatiefnemer.

Het administratief basisdossier, vermeld in het eerste lid, 1°, wordt actueel gehouden en is steeds raadpleegbaar door de Vlaamse Regering op aanvraag. Het administratief basisdossier is openbaar raadpleegbaar op de website van de woonzorgvoorziening of vereniging, wat betreft de onderdelen 1°, 2° en 3°. Daarnaast wordt op de website van de initiatiefnemer, woonzorgvoorziening of vereniging een gebruikersvriendelijke samenvatting weergegeven van de code voor goed bestuur.

De code voor goed bestuur, vermeld in het eerste lid, 5°, is afgestemd op de aard, grootte en eigenheid van de initiatiefnemer, woonzorgvoorziening of vereniging en bevat minstens volgende elementen:

1. 1°missie en visie;
2. 2°duidelijke bepalingen rond bevoegdheden, taakafbakening, rechten en plichten, voorwaarden, samenstelling van de algemene vergadering, raad van bestuur, adviserende comités, directie en andere organen;
3. 3°maatregelen rond transparantie van de structuur, de kwaliteit en het prijsbeleid;
4. 4°het betrekken van stakeholders.

§ 2. Iedere initiatiefnemer die behoort tot de categorie I, vermeld in artikel 6, § 1, 1°, moet naast de verplichtingen, vermeld in paragraaf 1:

1. 1°een of meer commissarissen belasten met de controle van de financiële toestand, de controle van de jaarrekening en de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten en de controle van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld;
2. 2°een solide en passende regeling voor de bedrijfsorganisatie maken en die weergeven in de code voor goed bestuur, onderdeel van het administratief basisdossier weerbaarheid vermeld in paragraaf 1, eerste lid, 1° ;
3. 3°de nodige maatregelen treffen voor risicobeheer op het vlak van compliance, risicobeheer en interne controle.

§ 3. Er wordt een permanent overlegorgaan weerbaarheid en transparantie opgericht dat zorgt voor een overleg over de in dit artikel beschreven verplichtingen inzake bestuurlijke en financiële weerbaarheid en transparantie en de concrete toepassing ervan. Het Agentschap bevoegd voor de erkenningen en financiering van de woonzorgvoorzieningen en verenigingen in dit decreet, de afdeling Zorginspectie van het Departement Zorg, vermeld in artikel 23, §1, van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie, en de representatieve vertegenwoordigers van de woonzorgvoorzieningen en verenigingen maken deel uit van dit permanent overlegorgaan. De Vlaamse Regering regelt de samenstelling en de werking van dit permanent overlegorgaan.